Hinweisgeberrichtlinie
Richtlinie Hinweisgebersystem orka Partnerschafts mbB
Datum des Inkrafttretens: 7. Dezember 2023
Version: 1.0
§ 1 Zweck und Geltungsbereich der Richtlinie
(1) Diese Richtlinie dient der Umsetzung der gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geforderten internen Meldestelle durch die Einrichtung eines Meldekanals (im Folgenden: interne Meldestelle) für die orka Partnerschaft mbB (im Folgenden: orka). Die interne Meldestelle betreibt die Meldekanäle der orka, über die Hinweise mitgeteilt werden können, und ist zuständig für die Durchführung des Verfahrens sowie die Ergreifung von Folgemaßnahmen im Zusammenhang mit Hinweisen zu Verstößen.
(2) Diese Richtlinie beschreibt die Rahmenbedingungen für die Mitteilung von Hinweisen an die interne Meldestelle. Sie berücksichtigt neben den Interessen hinweisgebender Personen, solcher Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie sonstiger Personen, die von einer Meldung betroffen sind, auch die Interessen der orka.
(3) Gegenüber der internen Meldestelle können Hinweise zu Verstößen, welche im Zusammenhang mit den Tätigkeiten der orka stehen, gemeldet werden.
Hinweise zu Verstößen sind Informationen zu begründeten Verdachtsmomenten oder Wissen bezüglich tatsächlicher oder möglicher Verstöße, die
• im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (vgl. §§ 2, 3 HinSchG) liegen (dies betrifft insbesondere Hinweise auf 1. Straftaten sowie 2. Ordnungswidrigkeiten, sofern die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient)
sowie – über die gesetzlichen Vorgaben des HinSchG hinaus –
• sonstige Compliance-Verstöße darstellen (dies betrifft insbesondere Hinweise zu sämtlichen weiteren Ordnungswidrigkeiten, zu Verstößen gegen berufsrechtliche Vorschriften oder zu Verstößen gegen interne Vorgaben der orka – wie z.B. einen Verstoß gegen Verhaltensanweisungen). Soweit Hinweise über die gesetzlichen Vorgaben des HinSchG hinaus durch die interne Meldestelle entgegengenommen werden, unterliegen diese Hinweise nicht dem gesetzlichen Schutz des HinSchG.
Gleiches gilt auch für Hinweise zu Verstößen, die zwar noch nicht begangen sind, aber unmittelbar bevorstehen, sowie für Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.
Hinweise können sich thematisch insbesondere auf Folgendes beziehen: Korruption, Betrug, Untreue, Geldwäsche, Datenschutz sowie Arbeitsschutz/ -sicherheit.
(4) Im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem der orka werden auch die nach dem HinSchG erforderlichen Informationen zu externen Meldestellen, d.h. durch Behörden des Bundes und etwaiger durch die Bundesländer eingerichteten Meldestellen, und einschlägigen Meldestellen von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union bereitgestellt (im Folgenden gemeinsam: externe Meldestellen).
§ 2 Berechtigung zur Abgabe von Hinweisen
(1) Zur Abgabe von Hinweisen an die interne Meldestelle berechtigt ist zum Einen jede/r Beschäftigte nach dem HinSchG. Beschäftigte sind Arbeitnehmer*innen, Auszubildende und Praktikanten*innen sowie Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind. Zum Anderen sind auch Leiharbeitnehmer*innen, welche orka überlassen wurden, zur Abgabe von Hinweisen berechtigt.
(2) Durch diese Richtlinie wird niemand verpflichtet, Hinweise an die interne Meldestelle oder an externe Meldestellen abzugeben. Sofern jedoch gesetzliche, vertragliche oder anderweitige Pflichten oder Obliegenheiten zur Abgabe von Hinweisen bestehen, bleiben diese unberührt.
§ 3 Relevante Hinweise und Gutgläubigkeit
(1) Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu Hinweisen im Sinne von § 1 (3).
(2) Es sollen nur solche Hinweise abgegeben werden, bei denen die hinweisgebende Person aufgrund konkreter Anhaltspunkte im guten Glauben ist, dass die von ihr mitgeteilten Tatsachen zutreffend sind.
§ 4 Abgabe von Hinweisen und Verfahren
(1) Die Abgabe von Hinweisen zu Verstößen soll über die interne Meldestelle ermöglicht werden. Insoweit können Hinweise über ein elektronisches Hinweisgebersystem abgegeben werden.
Im Rahmen der Meldung über das elektronische Hinweisgebersystem werden der hinweisgebenden Person Zugangsdaten (Vorgangsnummer und Passwort) mitgeteilt, um eine Kommunikation über das elektronische Hinweisgebersystem zu ermöglichen. Sofern eine Meldung über das elektronische Hinweisgebersystem mitgeteilt wird, muss die hinweisgebende Person die Zugangsdaten notieren und aufbewahren. Lediglich auf diese Weise kann auf den Kommunikationskanal des elektronischen Hinweisgebersystems zugegriffen werden.
Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person wird im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben eine persönliche Zusammenkunft ermöglicht.
(2) Hinweise können auch anonym erfolgen. Bei anonymen Hinweisen kann die Hinweisbearbeitung erschwert sein, sofern keine Rückfragen an die hinweisgebende Person möglich sind.
(3) Die Nutzung des Hinweisgebersystems ist kostenlos. Für Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung entstehen (z.B. Kosten für die Bereitstellung von Telekommunikationsdiensten wie Internet oder Telefon), erfolgt keine Kostenübernahme.
(4) Bei einer Meldung von Hinweisen gilt folgendes Verfahren:
• Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von sieben Kalendertagen eine Eingangsbestätigung, wenn dem nicht die Anonymität der hinweisgebenden Person entgegensteht.
• Die interne Meldestelle prüft, ob sie für die Entgegennahme des Hinweises zuständig ist (vgl. vorstehend unter § 1 [3]), ob der Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt und ob die Meldung stichhaltig (also insbesondere nachvollziehbar und widerspruchsfrei) ist. Sofern erforderlich, führt die interne Meldestelle Ermittlungen durch (ggf. unter Einschaltung weiterer Abteilungen/ Fachbereiche oder unabhängigen Dritten). Die hinweisgebende Person wird ggf. um weitere Informationen ersucht. Die Untersuchung wird innerhalb angemessener Zeit durchgeführt.
• Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung oder – wenn eine Bestätigung nicht erfolgen konnte – spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung zum Stand des Verfahrens, wenn dem nicht die Anonymität der hinweisgebenden Person entgegensteht.
• Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person ebenfalls eine Rückmeldung, sobald das Verfahren abgeschlossen ist, wenn dem nicht die Anonymität der hinweisgebenden Person entgegensteht.
• Die interne Meldestelle dokumentiert das jeweilige Verfahren im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.
(5) Die mit der Durchführung des Hinweisgeberverfahrens betrauten Personen der internen Meldestelle handeln unabhängig in Bezug auf das Hinweisgeberverfahren. Im Fall eines etwaigen Interessenkonfliktes, der im Rahmen der Bearbeitung eines Hinweises vorliegt oder droht, müssen die mit der Durchführung des Hinweisgeberverfahrens betrauten Personen der internen Meldestelle dafür sorgen, dass der entsprechende Hinweis durch eine andere Person der internen Meldestelle bearbeitet wird.
§ 5 Vertraulichkeit und Datenschutz
(1) Sämtliche Hinweise sind unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet, das Ansehen der betroffenen Personen, der Hinweisgeber und/oder Dritter sowie des Unternehmens in höchstem Maße zu beschädigen. Die Hinweise werden unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Anforderungen, insbesondere des Datenschutzes, vertraulich behandelt. Dies gilt unabhängig davon, ob die interne Meldestelle tatsächlich für die eingehende Meldung zuständig ist.
(2) Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die interne Meldestelle werden im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem der orka veröffentlicht.
§ 6 Benachteiligungsschutz
(1) Der Schutz hinweisgebender Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung ist von zentraler Bedeutung und sichert die Funktionsfähigkeit des Meldeverfahrens. Personen, die gutgläubig aufgrund konkreter Anhaltspunkte ein mögliches Fehlverhalten anderer Personen melden, werden von Seiten der orka keinen Nachteil erfahren aufgrund der Tatsache, dass sie einen Hinweis abgegeben haben – wie z.B. nachteilige Folgen in Bezug auf ihre Beschäftigung (insbesondere Entlassung, Herabstufung, Suspendierung, Versagung einer Beförderung oder Diskriminierung). Dies gilt selbstverständlich auch dann, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass die Anhaltspunkte unzutreffend waren (also z.B. kein Fehlverhalten vorlag).
(2) Nachteile, welche hinweisgebende Personen allein aufgrund einer Meldung erleiden, werden zutiefst verurteilt und nicht geduldet. Sofern ein solches Verhalten der orka bekannt wird, werden angemessene Maßnahmen ergriffen.
(3) Die vorstehenden Ausführungen gelten entsprechend für Dritte, die mit der hinweisgebenden Person in Verbindung stehen (wie Kollegen, Freunde, Familienmitglieder) oder solche Dritte, welche die hinweisgebende Person im Rahmen der Einlegung des Hinweises vertraulich unterstützen (z.B. durch Unterstützung im Rahmen der Formulierung eines Hinweises).
(5) Sollten hinweisgebende Personen oder – wie vorstehend beschrieben – Dritte Einschüchterungsversuchen oder Repressalien ausgesetzt sein, wird empfohlen, dass unverzüglich die interne Meldestelle kontaktiert wird.
Düsseldorf, 7. Dezember 2023
orka Partnerschaft mbB
Datum des Inkrafttretens: 7. Dezember 2023
Version: 1.0
§ 1 Zweck und Geltungsbereich der Richtlinie
(1) Diese Richtlinie dient der Umsetzung der gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) geforderten internen Meldestelle durch die Einrichtung eines Meldekanals (im Folgenden: interne Meldestelle) für die orka Partnerschaft mbB (im Folgenden: orka). Die interne Meldestelle betreibt die Meldekanäle der orka, über die Hinweise mitgeteilt werden können, und ist zuständig für die Durchführung des Verfahrens sowie die Ergreifung von Folgemaßnahmen im Zusammenhang mit Hinweisen zu Verstößen.
(2) Diese Richtlinie beschreibt die Rahmenbedingungen für die Mitteilung von Hinweisen an die interne Meldestelle. Sie berücksichtigt neben den Interessen hinweisgebender Personen, solcher Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie sonstiger Personen, die von einer Meldung betroffen sind, auch die Interessen der orka.
(3) Gegenüber der internen Meldestelle können Hinweise zu Verstößen, welche im Zusammenhang mit den Tätigkeiten der orka stehen, gemeldet werden.
Hinweise zu Verstößen sind Informationen zu begründeten Verdachtsmomenten oder Wissen bezüglich tatsächlicher oder möglicher Verstöße, die
• im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (vgl. §§ 2, 3 HinSchG) liegen (dies betrifft insbesondere Hinweise auf 1. Straftaten sowie 2. Ordnungswidrigkeiten, sofern die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient)
sowie – über die gesetzlichen Vorgaben des HinSchG hinaus –
• sonstige Compliance-Verstöße darstellen (dies betrifft insbesondere Hinweise zu sämtlichen weiteren Ordnungswidrigkeiten, zu Verstößen gegen berufsrechtliche Vorschriften oder zu Verstößen gegen interne Vorgaben der orka – wie z.B. einen Verstoß gegen Verhaltensanweisungen). Soweit Hinweise über die gesetzlichen Vorgaben des HinSchG hinaus durch die interne Meldestelle entgegengenommen werden, unterliegen diese Hinweise nicht dem gesetzlichen Schutz des HinSchG.
Gleiches gilt auch für Hinweise zu Verstößen, die zwar noch nicht begangen sind, aber unmittelbar bevorstehen, sowie für Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.
Hinweise können sich thematisch insbesondere auf Folgendes beziehen: Korruption, Betrug, Untreue, Geldwäsche, Datenschutz sowie Arbeitsschutz/ -sicherheit.
(4) Im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem der orka werden auch die nach dem HinSchG erforderlichen Informationen zu externen Meldestellen, d.h. durch Behörden des Bundes und etwaiger durch die Bundesländer eingerichteten Meldestellen, und einschlägigen Meldestellen von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union bereitgestellt (im Folgenden gemeinsam: externe Meldestellen).
§ 2 Berechtigung zur Abgabe von Hinweisen
(1) Zur Abgabe von Hinweisen an die interne Meldestelle berechtigt ist zum Einen jede/r Beschäftigte nach dem HinSchG. Beschäftigte sind Arbeitnehmer*innen, Auszubildende und Praktikanten*innen sowie Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind. Zum Anderen sind auch Leiharbeitnehmer*innen, welche orka überlassen wurden, zur Abgabe von Hinweisen berechtigt.
(2) Durch diese Richtlinie wird niemand verpflichtet, Hinweise an die interne Meldestelle oder an externe Meldestellen abzugeben. Sofern jedoch gesetzliche, vertragliche oder anderweitige Pflichten oder Obliegenheiten zur Abgabe von Hinweisen bestehen, bleiben diese unberührt.
§ 3 Relevante Hinweise und Gutgläubigkeit
(1) Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu Hinweisen im Sinne von § 1 (3).
(2) Es sollen nur solche Hinweise abgegeben werden, bei denen die hinweisgebende Person aufgrund konkreter Anhaltspunkte im guten Glauben ist, dass die von ihr mitgeteilten Tatsachen zutreffend sind.
§ 4 Abgabe von Hinweisen und Verfahren
(1) Die Abgabe von Hinweisen zu Verstößen soll über die interne Meldestelle ermöglicht werden. Insoweit können Hinweise über ein elektronisches Hinweisgebersystem abgegeben werden.
Im Rahmen der Meldung über das elektronische Hinweisgebersystem werden der hinweisgebenden Person Zugangsdaten (Vorgangsnummer und Passwort) mitgeteilt, um eine Kommunikation über das elektronische Hinweisgebersystem zu ermöglichen. Sofern eine Meldung über das elektronische Hinweisgebersystem mitgeteilt wird, muss die hinweisgebende Person die Zugangsdaten notieren und aufbewahren. Lediglich auf diese Weise kann auf den Kommunikationskanal des elektronischen Hinweisgebersystems zugegriffen werden.
Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person wird im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben eine persönliche Zusammenkunft ermöglicht.
(2) Hinweise können auch anonym erfolgen. Bei anonymen Hinweisen kann die Hinweisbearbeitung erschwert sein, sofern keine Rückfragen an die hinweisgebende Person möglich sind.
(3) Die Nutzung des Hinweisgebersystems ist kostenlos. Für Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung entstehen (z.B. Kosten für die Bereitstellung von Telekommunikationsdiensten wie Internet oder Telefon), erfolgt keine Kostenübernahme.
(4) Bei einer Meldung von Hinweisen gilt folgendes Verfahren:
• Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von sieben Kalendertagen eine Eingangsbestätigung, wenn dem nicht die Anonymität der hinweisgebenden Person entgegensteht.
• Die interne Meldestelle prüft, ob sie für die Entgegennahme des Hinweises zuständig ist (vgl. vorstehend unter § 1 [3]), ob der Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt und ob die Meldung stichhaltig (also insbesondere nachvollziehbar und widerspruchsfrei) ist. Sofern erforderlich, führt die interne Meldestelle Ermittlungen durch (ggf. unter Einschaltung weiterer Abteilungen/ Fachbereiche oder unabhängigen Dritten). Die hinweisgebende Person wird ggf. um weitere Informationen ersucht. Die Untersuchung wird innerhalb angemessener Zeit durchgeführt.
• Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung oder – wenn eine Bestätigung nicht erfolgen konnte – spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung zum Stand des Verfahrens, wenn dem nicht die Anonymität der hinweisgebenden Person entgegensteht.
• Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person ebenfalls eine Rückmeldung, sobald das Verfahren abgeschlossen ist, wenn dem nicht die Anonymität der hinweisgebenden Person entgegensteht.
• Die interne Meldestelle dokumentiert das jeweilige Verfahren im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben.
(5) Die mit der Durchführung des Hinweisgeberverfahrens betrauten Personen der internen Meldestelle handeln unabhängig in Bezug auf das Hinweisgeberverfahren. Im Fall eines etwaigen Interessenkonfliktes, der im Rahmen der Bearbeitung eines Hinweises vorliegt oder droht, müssen die mit der Durchführung des Hinweisgeberverfahrens betrauten Personen der internen Meldestelle dafür sorgen, dass der entsprechende Hinweis durch eine andere Person der internen Meldestelle bearbeitet wird.
§ 5 Vertraulichkeit und Datenschutz
(1) Sämtliche Hinweise sind unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet, das Ansehen der betroffenen Personen, der Hinweisgeber und/oder Dritter sowie des Unternehmens in höchstem Maße zu beschädigen. Die Hinweise werden unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Anforderungen, insbesondere des Datenschutzes, vertraulich behandelt. Dies gilt unabhängig davon, ob die interne Meldestelle tatsächlich für die eingehende Meldung zuständig ist.
(2) Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die interne Meldestelle werden im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem der orka veröffentlicht.
§ 6 Benachteiligungsschutz
(1) Der Schutz hinweisgebender Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung ist von zentraler Bedeutung und sichert die Funktionsfähigkeit des Meldeverfahrens. Personen, die gutgläubig aufgrund konkreter Anhaltspunkte ein mögliches Fehlverhalten anderer Personen melden, werden von Seiten der orka keinen Nachteil erfahren aufgrund der Tatsache, dass sie einen Hinweis abgegeben haben – wie z.B. nachteilige Folgen in Bezug auf ihre Beschäftigung (insbesondere Entlassung, Herabstufung, Suspendierung, Versagung einer Beförderung oder Diskriminierung). Dies gilt selbstverständlich auch dann, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass die Anhaltspunkte unzutreffend waren (also z.B. kein Fehlverhalten vorlag).
(2) Nachteile, welche hinweisgebende Personen allein aufgrund einer Meldung erleiden, werden zutiefst verurteilt und nicht geduldet. Sofern ein solches Verhalten der orka bekannt wird, werden angemessene Maßnahmen ergriffen.
(3) Die vorstehenden Ausführungen gelten entsprechend für Dritte, die mit der hinweisgebenden Person in Verbindung stehen (wie Kollegen, Freunde, Familienmitglieder) oder solche Dritte, welche die hinweisgebende Person im Rahmen der Einlegung des Hinweises vertraulich unterstützen (z.B. durch Unterstützung im Rahmen der Formulierung eines Hinweises).
(5) Sollten hinweisgebende Personen oder – wie vorstehend beschrieben – Dritte Einschüchterungsversuchen oder Repressalien ausgesetzt sein, wird empfohlen, dass unverzüglich die interne Meldestelle kontaktiert wird.
Düsseldorf, 7. Dezember 2023
orka Partnerschaft mbB